ASISTENTE ADMNISTRATIVA [Peru]

 

El propósito de esta posición es de ser responsable de facilitar la comunicación entre el personal de La Organización, proveedores y demás que requieran contactarse con la Organización, a través de una óptima operación de la central telefónica y canalizando las llamadas de manera ágil y oportuna, así como atender las visitas y orientarlas hacia las respectivas áreas, distribuir la correspondencia y realizar labores administrativas. Asistir al Gerente General, Controller y Encargado de Logística en asuntos y gestiones administrativas y documentarias.

22.2. FUNCIONES ESENCIALES Y RESPONSABILIDADES:

• a. Recepcionar y dirigir llamadas de central telefónica

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• b. Recepcionar y dirigir documentos a alas áreas correspondientes
• c. Gestionar la alimentación del personal
• d. Gestionar la movilidad del personal
• e. Revisar y controlar los materiales de oficina
• f. Recepcionar y sellar las facturas, órdenes de compra de los diferentes proveedores y redireccionarlo al área contable para su registro y programación de pago.
• g. Manejo de caja Chica.
• h. Gestionar la documentación actualizada como vigencia poder, copia literal.
• i. Ubicar proveedores y solicitar cotizaciones, proformas en el mercado local.
• j. Redactar documentación que se le solicite.
• k. Preparar los documentos a rendir jefaturas.
• l. Gestionar la compra de pasajes aéreos y hospedaje.

FUNCIONES EN IMPORTACIONES

• a) Apoyar en la coordinación y programación diaria de todos los procesos de importación y exportación de mercancías del rubro de la empresa.
• b) Realizar seguimiento a las importaciones desde la colocación de la orden de compra hasta el ingreso de la mercancía a planta de la empresa.
• c) Coordinar con los proveedores extranjeros del despacho de la orden requerida.
• d) Coordinar con la agencia de carga y aduanas para su traslado y retiro.
• e) Recepcionar y controlar la liquidación de los costos logísticos asociados a los despachos de importación y exportación.
• f) Registrar en Pronto las facturas de importación por cada proveedor.
• g) Reportar la mercadería en tránsito 2 veces por semana.
• h) Emitir seguro de transporte internacional.
• i) Coordinar con el proveedor el envío de documentos antes del arribo de la carga, preparar los files de importaciones con sus respectivas O/C.
• j) Corregir y aprobar el draft del conocimiento de embarque.
• k) Recepcionar y coordinar la aprobación para pagos de proforma y notificación de llegada de los envíos.

CALIFICACIONES: EDUCACION, FORMACION Y EXPERIENCIA:

EDUCACION:

• Graduado de Programas de Secretariado Ejecutivo.
• Carreras: Administración de empresas, Contabilidad o afines.
• Deseables conocimientos de inglés (nivel básico, intermedio).

FORMACION:

• a. Manejo de Herramientas Office (Word, Excel).
• b. Deseables conocimientos en Contabilidad.
• c. Conocimiento de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y ISO 45001 .

EXPERIENCIA:

• a. Secretaria de Gerencia un mínimo de tres años.
• b. Conocimiento en trabajo de apoyo en importaciones.
• c. Manejo de archivos

HORARIO:

• De lunes a viernes de 7.30 am a 4.30pm

SUELDO: En planilla más beneficios de ley, (Según evaluación y experiencia).

Tipo de puesto: Tiempo completo

Salario: S/.1,800.00 - S/.2,000.00 al mes

Pregunta(s) de postulación:

• Tienes conocimientos de Importaciones?
• Tienes conocimiento de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y ISO 45001
• Tienes conocimientos de contabilidad?

Experiencia:

• como asistente administrativa: 3 años (Obligatorio)

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